Delegieren kann frustrierend sein.
Du gibst eine Aufgabe ab - und bekommst etwas zurück, das du nicht verwenden kannst. Weil Dinge fehlen. Oder nicht so sind, wie du es dir vorgestellt hast. Am Ende denkst du dir: “Ich hätte es gleich selbst machen sollen…” 😤
Das muss nicht so sein.
Wenn du dich fragst: „Wie kann ich Aufgaben abgeben, ohne ständig selbst nachbessern zu müssen?“, dann ist dieser Artikel für dich. Ich zeige dir eine einfache Methode, die dir beim delegieren helfen kann: die Definition of Done (DoD).
Wie hilft dir eine Definition of Done beim Delegieren? 🎯
Du gibst eine Aufgabe ab, und bekommst genau das zurück, was du brauchst.
Genau das ist das Ziel. Keine Rückfragen in der Mitte der Aufgabe, kein “kannst du nochmal kurz schauen?”, kein “Das hätte ich lieber selbst machen sollen”.
Durch eine klare Definition of Done wirst du weniger Rückfragen in der Mitte oder zu Ende der Aufgabe/des Projekts bekommen und reduzierst Korrekturschleifen. Die Selbstständigkeit und Eigenverantwortung in deinem Team wird gestärkt und sorgt für mehr vertrauen, schafft Möglichkeiten, neue Dinge zu lernen und fördert die Problemlösungsfähigkeiten deines Teams.
👉 Beispiel: “Der Report soll bis zum 1. Januar submitted sein. Ich bin mir sicher, dass die Angaben korrekt sind und jeder die Informationen daraus ziehen kann, die er benötigt”
Durch so eine DoD förderst du den Dialog gleich zu beginn. Hier könntest du direkt eine Rückfrage bekommen wie “Wer hat zugriff auf den Report und welche Informationen brauchen die Personen?”. Dadurch gibt es weniger Missverständnisse und dadurch mehr Klarheit.
💡 So sparst du dir im Alltag Zeit & Energie und bekommst mehr mentale Kapazität.
Was ist eine Definition of Done? 🤔
👉
Eine DoD ist eine kurze, klare Aussage, wann eine Aufgabe als abgeschlossen gilt.
„Die Aufgabe ist fertig, wenn [Fakten erfüllt sind], [Person] sich [… fühlt] und [Funktion ermöglicht].“
Damit das klappt, sollte jede Definition of Done folgende Punkte enthalten:
Fakten ✅
Konkrete, überprüfbare Anforderungen
Die Aufgabe ist fertig, wenn…
- … das Angebot bis Donnerstag 12:00 Uhr verschickt ist …
- … der Artikel in WordPress veröffentlicht ist, inkl. Metadaten & Bildern …
- … die Grafik als PNG & PDF im richtigen Drive-Ordner liegt - im Format 1:1 …
Gefühl 💭
Welches Gefühl möchtest du (oder deine Kunden) haben, wenn die Aufgabe erledigt ist?
- … ich bin mir sicher, dass alles vollständig & korrekt ist …
- … ich möchte mich komplett informiert fühlen …
- … der Kunde fühlt sich gesehen, verstanden & professionell betreut …
Funktion 🎯
Was ermöglicht das Ergebnis? Was war der eigentliche Zweck dieser Aufgabe?
- … die Präsentation erklärt ein komplexes Thema einfach & überzeugend.
- … die Grafik sorgt für Wiedererkennung auf Social Media & unterstützt meine Positionierung.
- … das Angebot ermöglicht dem Kunden, ohne Rückfragen eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Warum ist das besonders für Selbstständige & Unternehmer:innen relevant? 🧑💼
Gerade wenn du Aufgaben abgibst - egal ob an dein Team oder eine Virtuelle Assistenz - du willst sicherstellen, dass alles richtig und eigenständig erledigt werden kann, ohne dass du ständig nachhaken musst.
Eine klare Definition of Done reduziert nicht nur Rückfragen, sondern schafft Eigenverantwortung in deinem Team und hilft dir, deinen Tag nicht mit Mikromanagement zu verschwenden. Sie sorgt dafür, dass Aufgaben nicht halbfertig zurückkommen, sondern so abgeschlossen sind, dass du sie wirklich abhaken kannst - auf deine To-Do Liste und in deinem Kopf. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern auch Energie. So kannst du mit gutem Gefühl loslassen.
Besonders bei asynchroner Zusammenarbeit (z. B. mit einer VA oder Freelancer) ist eine DoD Gold wert. Je klarer die Erwartungen, desto reibungsloser läuft’s - auch ohne ständiges Nachfragen.
Unterschied zu Definition of Done in Scrum / Agile Teams ⚖️
Vielleicht hast du den Begriff „Definition of Done“ schon mal im Zusammenhang mit Scrum oder Agile Teams gehört. Auch hier geht es darum, klar zu definieren, wann eine Aufgabe wirklich erledigt ist. Hier eine Übersicht der Unterschiede:
- DoD in Scrum / Agile
- Ziel: Qualität & Konsistenz im Team sichern
- Methode: Einmalig festgelegt, für alle Tasks gleich
- Anwendung: Agile Teams, v. a. in der Softwareentwicklung
- Relevanz: Fokus auf Teamprozess & gemeinsames Verständnis
- DoD für Selbstständige
- Ziel: Zeit sparen, eigene Produktivität steigern
- Methode: Flexibel pro Aufgabe, individuell formuliert
- Anwendung: Einzelpersonen, Unternehmer:innen, Delegation
- Relevanz: Fokus auf Einzelperson, Delegation & Zeitmanagement
Der große Unterschied liegt im Zweck: Während die Scrum-DoD auf Teams, Prozesse und Produktqualität abzielt, geht es bei der DoD für Selbstständige um dich - deine Zeit, deine Entlastung und darum, Aufgaben so zu übergeben, dass du sie wirklich loslassen kannst. 🙌
Beispiele für eine gute Definition of Done 📓
Auswertung der Kundenumfrage
„Die Aufgabe ist abgeschlossen, wenn die Antworten in einem übersichtlichen Report zusammengefasst sind ✅, das Team sich gut informiert fühlt, um Entscheidungen zu treffen 💭 und ich daraus konkrete Produktanpassungen ableiten kann 🎯“
Kundenangebot erstellen
„Die Aufgabe ist abgeschlossen, wenn das PDF-Angebot mit Preis, Umfang & Timeline finalisiert ist ✅, der potenzielle Kunde sich abgeholt und verstanden fühlt 💭 und das Angebot eine klare Entscheidungsgrundlage bietet 🎯“
Planung & Launch einer neuen Angebotsseite
„Die Aufgabe ist abgeschlossen, wenn Inhalt, Design und SEO abgestimmt & live sind ✅, das Marketing-Team sich sicher fühlt, die Seite zu bewerben 💭 und die Seite aktiv Conversions für das neue Angebot generiert 🎯“
So formulierst du deine eigene DoD 🤓
Mit diesen vier Schritten formulierst du deine nächste Aufgabe so, dass sie wirklich abgeschlossen ist - für dich und für alle, die damit arbeiten:
1. Messbare Kriterien definieren ✅
Was muss konkret sichtbar, lesbar oder geliefert sein, damit die Aufgabe als erledigt gilt?
💡
Denk an Dinge wie Format, Datei, Tool, Frist, Farbe, Form oder Struktur.
2. Gefühl oder Eindruck beschreiben 💭
Wann fühlt es sich für dich oder andere „fertig“ an?
Wie soll sich das Ergebnis anfühlen - für dich, dein Team oder deine Kund:innen?
💡
Das ist der Part, den wir oft vergessen - aber genau hier vermittelst du, was dir wirklich wichtig ist und dein Team kann den Fokus darauf legen, dieses Gefühl für dich zu erfüllen.
3. Funktion oder Ziel des Ergebnisses klären 🎯
Was ermöglicht das Ergebnis? Warum machst du das überhaupt?
💡
Hier kommt das Wofür rein - also die Wirkung, die das Ergebnis entfalten soll.
4. Teilen & besprechen 🤝
Eine DoD ist nur dann hilfreich, wenn sie auch kommuniziert wird.
💡
Teile sie mit den Menschen, die an der Aufgabe arbeiten - z. B. deiner VA, einem Freelancer oder deinem Team. So förderst du den Dialog zu Beginn und vermeidest Rückfragen im Verlauf der Aufgabe und bekommst genau das Ergebnis, das du brauchst.
Fazit 🚀
Die Definition of Done ist mehr als eine To-do-Checkliste. Sie hilft dir, klarer zu kommunizieren, Aufgaben mit einem guten Gefühl abzugeben und entlastet dich gleichzeitig von der mental Load.
Sie ist die Brücke zwischen “Ich weiß, wie ich es meine” und “Ich bekomme das Ergebnis, das ich will”.
Wenn du ein Pro darin bist, wie du Aufgaben definierst aber noch nicht genau weißt, wo du mit dem delegieren anfangen kannst, schaue mal bei meinem Delegations-Kompass vorbei. Hier zeige ich dir, wie du herausfindest, welche Aufgaben du als erstes abgeben solltest um dein Business auf das nächste Level zu bringen und gleichzeitig wieder mehr Spaß im Alltag hast.
